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怎样批阅社工专业文书

来源:社工论坛发布日期:2017-10-11 分享

在社会工作督导工作中,批阅一线社工的专业文书是督导者的一项基本功。社工专业文书不同于其他行政文书,它提供了社会工作专业服务的逻辑思考框架, 是专业服务实践的一部分。从专业逻辑框架划分,社工专业文书可分为三类,即预估计划文书,如年度计划、个人成长计划、小组或社区计划书、个案开案报告、培训方案、项目策划等;介入或过程记录,如个案面谈记录、小组或社区活动过程记录、家访记录等;总结或评估报告,如年中或年终检视报告、个人成长评估报告、小组或社区活动总结报告、个案结案报告、项目评估报告等。督导者批阅社工专业文书的目的是及时跟进社工的工作,保证服务质量。而批阅专业文书也是一项比较繁琐的工作,督导者掌握了批阅技巧,可以节省时间,提高工作效率。笔者在此分享批阅社工专业文书的三个技巧和两个原则。


三个技巧


技巧一:阅读文书先看关联性。

社工专业文书倡导的是社工所写与所做的一致性,因此,它要求写出来的就必须是做得到的。社工专业文书各部分的逻辑关联性很强,跟写论文的要求如出一辙。文书中某个部分提到的内容,在其他几个部分也应该能找到对应点,如果找不到对应点,那就有可能是写多了或是缺少对其他各个部分的补充。因此,督导者在阅读社工的专业文书时,要先从整体上看一下这份文书的关联性,具体包括以下三点:

一是专业文书的内在关联性。以预估计划文书为例,其中的需求分析、理念、目标、服务内容、评估等各环节都应该能在其他任何环节找到对应的内容。如果找不到对应的内容,那么督导者可以先看看文书中哪个部分是写得最好的。比如,某份文书中活动背景、目标和内容之间都看不出有何关联,但目标部分写得不错,督导者就可以从活动目标入手去询问社工对该活动方案的设计。

二是预估计划与评估总结的关联性。社工专业文书的过程记录和总结报告各部分的内容应与预估计划书相关联。比如,预估计划书中如果提到了评估服务的计划,那么相应地,在总结报告部分就应该可以找到评估服务的结果。当社工的实际执行与计划书不一致时,在总结报告中的“反思”部分就应该说明计划与执行有出入的原因。

三是每份专业文书应该与当年制订的年度计划相关联。年度计划是按照专业的逻辑框架制订的,社工每年的服务都要围绕年度计划开展,因而每项服务对应的文书也应该与年度计划上提及的内容相关联。当然,计划并不是不能更改。计划在制订后往往会遇到一些客观的不可抗因素,比如服务对象的问题发生变化、执行人员流失、环境的因素等,这些都会影响实际的服务计划变更。对此,督导者与社工都需要根据实际情况去调整。

技巧二:批注需客观描述,肯定语句要具体。

督导者在批改社工的专业文书时,在语句和言辞的使用方面有哪些是需要留意的呢?笔者认为,每个人都有自己的行文风格和语言习惯, 督导者在批改文书时怎样用词并不是重点,采用自己觉得舒服的表达方式即可。不过,在批阅时,最好不要通篇都是红色的“×”和问号, 也不要用指责或过度批评的字眼, 至少要有鼓励的话语。鼓励的话语并不是泛泛地说好,而是应提出具体好在哪里。比如,如果社工之前都未按时提交文书,而这次特别准时地提交了,那么督导者就可以对他这次提交得准时表示肯定,希望他继续保持。督导者在文书中做批注,是为了让社工知道哪些地方需要他留意,因此,用客观的言语描述清楚哪里需要改善、哪里你有疑问、哪里你觉得特别好、哪里可以继续保持就可以了。

督导者在批阅社工专业文书时, 是否要把通篇的所有问题都一一指出来呢?这需要具体问题具体分析。一般来说,督导者需要考虑目前服务的现状及社工的能力水平。比如, 社工打算开展一个外展宣传活动, 以吸引服务人群。这是基于社工的需求而非服务对象的需求来设计活动,却也是势在必行的工作。对于这种情况,督导者就无须纠结于社工是否写出一个完美的理论框架来支撑这个活动的开展,只要社工能写清楚活动背景、目标、流程、能达到的效果就可以了。如果是从社工的能力来考虑,督导者则需进行评估,如果觉得让社工通篇都修改有难度,那就提出重点部分让他去修改,其他部分可以让他在将来的文书中逐渐完善。

技巧三:引导语和直接告知配合使用。

在批阅文书时,督导者是多用引导的语句还是直接告知社工怎样修改,或者是干脆亲自动手帮社工修改呢?这仍需要根据实际情况来权衡。比如文书中日期、编号、类型等基本数据写错或写漏了,督导者直接告知社工要改、要补即可。对于督导者看了也不明白的地方或者需要社工进行思考的地方,可以用引导的字句来批注。通常情况下, 如果看到一份文书,督导者有很多问题想问,那么不要期望通过一次文书批阅就可以解决所有的问题。遇到这种情况,督导者最好能直接与社工面谈沟通,不能面谈时也可通过电话沟通,双向沟通才能提高效率。直接帮社工修改的做法要尽量避免,因为那样就变成是督导者在写文书而不是社工在写文书了。最重要的是,长此以往,社工在专业思维方面的能力得不到提升。



两个原则


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原则一:面谈沟通优先于书面反馈。

如上文所述,在批阅文书遇到疑问时,督导者与社工见面可以沟通的事情,就不要再花时间用电子邮件频繁往来,这会增加沟通成本。因为,有时不一定是社工无法明白督导者的意思,而是督导者未必能以书面的形式完全表达出自己的想法。在面谈时,督导者可以根据计划书上的内容,让社工说出他开展这个活动(或小组、个案)的考虑是什么、他需要督导者提供怎样的协助,就此进行即时沟通。而在电子邮件中,双方所能沟通的内容就相当有限了。因此,如果时间上可以安排,督导者在收到社工的计划书及相关资料后,一次正式的督导面谈要优于用电子邮件的方式反馈。对此,有的督导者可能有疑问:如果我每天都能见到社工并进行即时沟通,那我还需要掌握以上文书批阅的技巧吗?答案是肯定的。因为, 即使是与社工进行面谈,督导者也需要提前做好准备,而这些准备工作中就要用到上文提到的各个技巧。

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原则二:订立批阅规则并坚持执行。

社工专业文书从撰写到批阅、反馈有一个过程,督导者与社工对此应有明确的约定,这样可以让双方知道各自的职责所在。比如,某机构督导者与社工协商的文书递交规则中有一条是:“社工在活动开展前个月递交计划书——督导于个工作日内给予社工反馈——社工于个工作日内修订完成并提交给督导, 如此循环”。这样就把文书递交、批阅、反馈、修改的整个过程都描述清楚了,如果遵照执行,就能避免督导收到计划书后由于各种原因延迟给予社工反馈,或者社工收到反馈后不及时提交修改版本,而造成工作延误的情况。这只是该机构文书递交规则中的一条,其他的约定还应包括活动结束后何时提交总结报告等,比如“小节计划、记录及总结报告等应于活动结束后个工作日内撰写完毕并提交至督导——督导于个工作日内回复——社工于个工作日内反馈——督导将其计入服务工作量”。对于这些内容,督导者可以根据各自所在机构的要求及具体情况与社工进行约定。

实际上,订立及执行文书批阅的规则,目的是要让社工养成良好的文书提交习惯。督导者与社工约定批改及回馈的机制固然重要,但如果缺乏执行,再严谨的措辞、再详尽的内容也是一纸空文。因此, 督导者与社工对这个约定的共识和执行是最重要的。

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